AutoTime
Dimensionamento de Recursos Humanos e de Custos em Processos

Simulação de cenários futuros. Dimensionamento da Força de Trabalho. Custo ABC. Eliminação de Duplicidade de Funções.

Nos últimos 14 anos, nossa consultoria de Engenharia de Produção atuou em mais de 550 unidades de negócios, otimizando processos/departamentos.

Para nos dedicarmos exclusivamente a tecnologia, contamos com o apoio jurídico, mão de obra e instalações de duas grandes universidades.

AutoTime é uma consultoria que utiliza quatro simuladores para Dimensionar a Força de Trabalho e apropriar custos em processos/Macro-processo, considerando restrições econômicas em sistemas de produção de bens ou serviços, sejam eles de qualquer área (pública ou privada, transformação, saúde, burocracia, bancária, obras, administração, projetos, jurídica etc.).

Nossa metodologia é objetiva e prática, podendo ser utilizada por qualquer instituição, pública ou privada, para adequar a produção de serviços para uma dada demanda de trabalho.
 

 Desta forma, antes da ação, diferentes soluções podem ser reprojetadas no computador facilitando a escolha daquela mais adequada para a empresa.
 

Implementação

Apesar da complexidade da tecnologia, aplicar o método é muito simples.

Primeiro, informa-se as características estratégicas dos órgãos/processo e os atributos das categorias funcionais.

O segundo passo é modelar o planejamento operacional. Sem qualquer transtorno, a modelagem é realizada através de um roteiro que identificará a intensidade das atividades.

De acordo com as diversas condições customizadas para sua empresa e com a ajuda de algorítmos matemáticos, inúmeros panoramas da organização são simulados resultando na escolha da melhor configuração de serviços e de recursos humanos.

Finalmente, você terá acesso a diversos relatórios e estatísticas que mostrarão a intensidade do uso da força de trabalho e as mudanças necessárias para melhorar a produtividade da organização.

Antes de se lançar um projeto, alterar um processo, criar ou eliminar uma nova função, pode-se modelar e simular sua empresa realizando análises acerca do impacto que estas mudanças e novidades irão causar na organização e nas operações como um todo.

• Abaixo, selecionamos os problemas mais comuns enfrentados pela área estratégica das empresas mas facilmente resolvidos pelas nossas tecnologias:
   
• Existe uma forma de melhorar a utilização do trabalho e equilibrar as atividades fim e meio num processo de negócio?
   
• Na minha empresa a demanda é flutuante, o tempo de execução das atividades é completamente aleatório, é possível criar cenários de utilização da força de trabalho e de custos ?
   
• Como dimensionar os recursos humanos e reduzir custos para uma dada demanda de trabalho?
   
• É possível apropriar os custos de uma categoria funcional para cada um dos 88 processos de negócios da minha empresa?
   
• Eu gostaria de saber a participação de custos de cada um dos 88 processos de negócios da minha empesa ?
   
• A demanda dos processos de negócios da minha empresa é muito sazonal. É possível saber quantas vezes é necessário terceirizar a minha força de trabalho?
   
• Eu sei que existem gargalos, mas não sei aonde, como identificá-los e quantas pessoas devo acrescentar para acabar com estes gargalos?
   
• É possível saber se para um dado nível de força de trabalho, a demanda será ou não atendida?
   
• Como encontrar o quantitativo ideal para concurso público se não consigo distinguir as atividades permanentes para outras terceirizáveis, ou seja, atividades com pequenas ocorrências anuais?
   
• Como racionalizar serviços, documentá-los e distribuí-los para grupos de funcionários?
   
• Se eu remanejar funcionários para diversos setores, alguns deles ficarão ociosos ou sobrecarregados?
   
• Existem áreas executando as mesmas funções?
   
• Como saber se estou utilizando corretamente uma dada força de trabalho, se ela pode atuar diariamente, semanalmente, mensalmente, semestralmente, anualmente, em projetos e com volumes variáveis?
   
• Eu gostaria de efetuar um enriquecimento de cargos, mas como fazer isso se eu não sei como organizar as tarefas já que elas estão sempre mudando?
   
• Por terem natureza aleatória, não é impossível dimensionar serviços burocráticos e atividades administrativas?
   
• Por muitos anos nossa força de trabalho foi justificada pelo bom senso dos dirigentes, mas isso acarretou um certo inchaço nos quadros. Posso dimensionar a força de trabalho de maneira impessoal?
   
• Se eu não sei como será a produção futura de serviços, como poderei projetar cargos e quantitativos para o meu novo Plano de Cargos e Salários?
   
• Na minha Empresa eu tenho órgãos que funcionam em diversos processos, como saber se eles gastam mais o seu tempo em atividades fim ou meio?

Os processos de negócios têm como principal característica a incerteza.

De acordo com o tipo de processo, as incertezas podem variar intensamente. Os principais sinalizadores de incerteza são:

• variação da demanda;
• indefinição do início do processo;
• indefinição do tempo de execução do processo;
• tipo de categoria profissional;
• compartilhamento de recursos entre vários processos.

Quando estas variáveis estão sob controle o dimensionamento pode ser feito até mesmo por por uma simples regra de três e até mesmo serem automatizados.

Mas no mundo corporativo, poucas atividades se comportam deste jeito. As atividades de engenheiros, advogados, programadores, projetistas, analistas, arquitetos, executivos, contadores etc são tão genéricas e contém tantos indicadores de incerteza que um dimensionamento na base do bom senso pode aumentar dramáticamente os custos dos serviços.

Mesmo o dimensionamento de algumas atividades rotineiras, como coleta de lixo, obras civis ou até mesmo aquelas relacionadas a burocracia administrativa podem se tornar complexas tanto por causa escala como pelas inúmeras possibilidades de roteirização.

Veja, por exemplo, o caso do trabalho de um Contador. Um processo pode precisar de 1(um) Contador, mas em outras ocasiões pode precisar de 5 (cinco) Contadores. Qual o número certo?

AutoTime resolve este tipo de problema utilizando simulação.

Simulamos um ano inteiro de trabalho e afirmamos quantos funcionários são necessários e qual o custo incorrido para cada processo, com precisão estatística.
 

Processos Rotineiros

Alguns processos possui um comportamento repetitivo. A característica deste tipo de processo é bem simples de se entender, eles têm um tempo de processamento rotineiro, ou seja, sua variância é bem pequena e normalmente são chamados de processos estruturados.

A grande dificuldade de analisar o desempenho deste tipo de processo diz respeito a sua roteirização e disciplina. Mas com a utilização de simulação a análise torna-se muito simples.

Filas de bancos, atividades burocráticas, consultórios em geral, supermercados são alguns exemplos deste tipo de processo.

A consultoria AutoTime utiliza um Simulador de Fluxo de Processos Rotineiros para analisar filas e gargalos. Ele simula processos de produção (bens ou serviços) com ciclos diários.

Este tipo de simulação é bem interessante sendo possível testar virtualmente os processos e visualizar os clientes chegando, materiais fluindo e funcionários se movendo.

Veja o exemplo de um processo onde um determinado item é recebido para análise. No entanto dezenas de itens chegam para serem atendidos. Quando este item flui pelo processo atual é possível ver as filas se formando em algumas estações de trabalho e outras estações ficando ociosas. Quando se altera o posicionamento destas estações, ou a quantidade de funcionários, os gargalos somem e as atividades que antes estavam ociosas passam a ficar equilibradas com as outras que estavam sobrecarregadas.

::Produtos:

• Diagrama do Fluxo de Processo;
• Visualização do tamanho de fila, tempo de espera na fila, tratamento de atividades paralelas;
• Mudança na roteirização do fluxo de trabalho trabalho;
• Mudança na quantidade de estações de trabalho;
• Mudança na quantidade de funcionários;
• Redução da Sobrecarga;
• Redução da Ociosidade;
• Diagrama dinâmico do funcionamento do processo;
• Cenários de alternativas. 

Em muitas situações de negócios a demanda se comporta de forma equilibrada durante um certo tempo e dramáticamente variável em outros momentos.

Por exemplo, se num trabalho de poda de árvores (ou análise tributária) a Organização necessita em 80% do tempo de 100 pessoas e nos outros 20% do tempo necessitando de 400 pessoas, qual a relação ideal entre funcionários fixos e terceirizados? Fica claro que não é aconselhável contratar 300 funcionários fixos para trabalhar apenas 20% do tempo. O ideal seria terceirizá-los, não é mesmo?

AutoTime oferece uma ferramenta para resolver este tipo de problema, auxiliando na análise econômica entre trabalhar com pessoal próprio ou com pessoal terceirizado.

Trata-se da simulação de Processos Sazonais com ênfase em custos e dimensionamento de recursos humanos.

::Produtos:

• Análise da Demanda;
• Gráficos dinâmicos;
• Quantitativo ideal de pessoal terceirizado e efetivo;
• Custo da Política de terceirização;
• Custo da Política de efetivo próprio.
   

Os atuais sistemas de custos, baseados em centros de custos por função, estão sendo substituídos por outros que revelam onde os recursos estão sendo efetivamente consumidos no processo, os chamados sistemas de custos ABC. AutoTime oferece um sistema ABC que tem como principais vantagens:

• Distribuição mais precisa dos custos indiretos pelos serviços;
• Compartilhamento mais adequado de pessoal, material e equipamentos pelos processos;
• Projeção de Cenários através de simulação;
• Identificação do valor do processo;
• Dimensionamento da força de trabalho em cada processo;
• Dimensionamento de recursos materiais em cada processo;
• Determinação da categoria funcional em cada processo;
• Gráficos analíticos;
• Cenários de alternativas.

Nosso simulador de Processos de Negócios com ênfase em custos modela processos de negócios (bens ou serviços) com ciclos diários, semanais, mensais, semestrais ou anuais, e testa virtualmente o uso dos recursos humanos e materiais durante um certo tempo sob diversas condições, criando um panorama de cenários que facilita a escolha da configuração de negócios mais adequada à estratégia da Organização.

::Produtos:

• Custo de cada processo de negócio;
• Custo dos recursos humanos;
• Dimensionamento de Recursos Humanos em Macro-Processos;
• Determinação da categoria funcional em cada processo;
• Gráficos analíticos.